Aspectos Básicos y Alcances de la Auditoría de Calidad

1.  CRITERIOS DE AUDITORIA

Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia para llevar a cabo la auditoría.

1.1. Identificación de las fuentes de criterios de auditoria

Las fuentes de criterio de auditoria son determinadas por todo el fundamento legal, normativo u operativo que regula u orienta las diversas áreas sujetas de examen. Las cuales el auditor identifica mediante la revisión de los proyectos involucrados en el proceso de auditoría.

Las fuentes de criterio entre otras pueden ser:    

•  Leyes, reglamentos, instructivos y demás normativa que regule el funcionamiento de la entidad.
• Manuales Operativos y de procedimientos de la Entidad.
• Literatura relacionada con el tema sujeto de examen (Libros, Tesis, Guías, Folletos, etc.)
• Plan de Gobierno Central 

1.2. Identificación de criterios generales de auditoria

Los criterios de auditoria proporcionan normas razonables para la evaluación del diseño y el rendimiento de los sistemas. El Jefe de Equipo, deberá cerciorarse de que se identifiquen criterios adecuados de auditoría.

Los criterios de auditoría deben:

• Suministrar pautas útiles para la evaluación del manejo de los recursos físicos, humanos y financieros en términos de economía, eficiencia, eficacia, efectividad, equidad, excelencia y valoración de costos ambientales .
• Suministrar un medio o herramienta de evaluación para evaluar el desarrollo de procedimientos administrativos en la entidad.
• Construir las bases de evaluación de la estructura orgánica de la entidad.
• Por otra parte, cuando no existen criterios, el equipo de auditoría los desarrolla según las circunstancias del caso. Ante la ausencia de criterios explícitos, el auditor podrá aplicar su juicio y conocimiento profesional para desarrollar criterios aplicables a situaciones particulares.

2. ASPECTOS BÁSICOS DE AUDITORIA

Toda empresa que  en el presente esta operando y decide no solo permanecer en los mercados conquistados, sino en ganar otros, debe prestarle atención a como se está dando la calidad en ella, en sus procesos, además de que la gerencia sabe que es necesario implantar un modelo de calidad,   puesto  es señal de que la empresa tiene el propósito de mantenerse en el mercado, ser competitiva, proteger los intereses de los accionistas, cuidar la fuente de trabajo y mejorar la calidad de vida de su personal.   Por tanto, no   nos extrañe que se señale, que implantar modelos de calidad tiene como objetivo principal que las empresas desarrollen sistemáticamente, productos, bienes y servicios de mejor calidad y cumplan con las necesidades y deseos de los clientes.

Tampoco  no nos debe sorprender que se  nos  señale, que alcanzar el éxito en cuanto a la calidad se refiere, es un compromiso que se desarrolla todos los días, la excelencia sólo se logra mediante el compromiso, valga la redundancia, que implica darle cada vez más de lo mejor al cliente.

De aquí, que no cabe la menor duda de que cuando hay una identificación plena con la auditoría de la calidad, la gerencia sabe que con ello se  a establecer y mejorar sus políticas, objetivos, estándares y otros requerimientos de calidad.

Además es sabido,  que auditoría de la calidad es  un proceso sistemático, documentado y de verificación objetiva para obtener y evaluar la evidencia de la auditoria y determinar cuales actividades especificas, eventos, condiciones, sistemas gerenciales, de calidad o información referente a estos aspectos, cumplen con los criterios de auditoría, y la comunicación de los resultados de este proceso al cliente. 

La auditoría de la calidad interna nos permite hacer una evaluación de que  manera la gerencia está utilizando sus recursos, sus procesos de fabricación, cómo se ha interpretado los requerimientos que los clientes hacen con respectos a las satisfacciones de sus necesidades, cómo la gerencia de  mercadeo lo interpreta y presenta estas inquietudes a producción.

Recuerde, que el auditor después de adentrase en donde están las debilidades de la organización con respecto a calidad y productividad, de tener un previo diagnóstico, procede a establecer un plan de acción que favorezca el logro de una calidad altamente competitiva.

La realización de dicho plan comprende:

-Recogida de evidencias:

Obtención de información: A través de la realización de entrevistas, el examen de documentación, la observación de las actividades e instalaciones de las áreas a auditar, por poner algunos ejemplos.

Se trata de la búsqueda del hecho contrastado, la evidencia objetiva que ponga al descubierto las posibles debilidades del sistema.

- Contraste de la información: Mediante fuentes objetivas como la observación física, las mediciones y los registros.

- Registro de los indicios de no conformidades. Es necesario “Documentar” y hacerlo de manera clara y precisa.

- Revisar las observaciones para determinar las que pueden considerarse como no conformidades.

- Basar las no conformidades detectadas en evidencias objetivas.

Desde luego puesto en acción el plan, el auditor debe reunirse con todas aquellas personas involucradas, a fin de oír opiniones y como los expertos indican, formular recomendaciones para la mejora, proponer acciones correctivas o preventivas. Esto no significa que el auditor sea el responsable de implantar tales recomendaciones, responsabilidad que ha de asumir el auditado. No debe descuidarse tampoco,  que entre los objetivos de la auditoría interna están los de eficacia, eficiencia y los de mejora.

La experiencia nos demuestra. que cuando se  van hacer cambio ante las recomendaciones que se pueden sugerir, deben las personas afectadas a tenerlos presente  y evitársele resistencia, aclararles, el alcance, las repercusiones y ventajas, así como  también tener bien clara la visión que somos un equipo integrado y no individualidades aisladas, recordar que las funciones de trabajo bien integradas dan resultados altamente positivos.

Por último, el auditor debe elaborar un informe final que debe presentárselo a los gerentes involucrados en los procesos de transformación en pro de optimizar la calidad y productividad , además  se deben formular recomendaciones para la mejora, proponer acciones correctivas o preventivas. Esto no significa que el auditor sea el responsable de implantar tales recomendaciones, responsabilidad que ha de asumir el auditado. Considere además, que entre los objetivos de la auditoría interna están los de eficacia, eficiencia y los de mejora.

El reporte debe reflejar todos los aspectos de la auditoría, tanto del contenido como la forma en que se ha llevado a cabo.

-       El contenido del informe se ajustará, en general, a lo siguiente:

-        

·   Objetivo y alcance de la auditoría.

·   Identificación del equipo auditor.

·   Personas responsables del área auditada.

·   Detalles del plan de auditoría.

·   Identificación de los documentos de referencia en base a los cuales se ha llevado a cabo la auditoría.

·   Desarrollo de la auditoría y juicio del equipo auditor del grado de cumplimiento.

·   Las observaciones de no conformidades.

·   Lista de distribución del informe.

A todo lo anterior se puede agregar que es correcto cuando se señala, que el  auditado, junto al responsable de calidad, serán los encargados de iniciar las acciones correctivas necesarias para paliar las no conformidades detectadas durante la auditoría. Ambos también llevarán a cabo el seguimiento y posterior cierre de dichas acciones correctivas, una vez hayan comprobado su  eficacia.  No lo descuide.