DEFINICIONES DE AUDITORIA
La realidad de los escenarios del presente se caracteriza
por ser muy competitivos, en donde las empresas saben hacer uso adecuado de las
normativas de la calidad a fin de alcanzar los mercados metas, resaltando los
atributos de la calidad lograda y haciendo que la gerencia de mercados los
aproveche a fin de satisfacer las necesidades demandadas de sus clientes.
Se sabe, que auditoria involucra una comparación entre
la calidad observada y la calidad deseada de acuerdo con unas normas técnico-
científicas previamente establecidas.
No hay que olvidar, como se comenta, que una Auditoría
de Calidad es, un examen metódico e
independiente, que se realiza para determinar si las actividades y los
resultados relativos a la calidad cumplen las disposiciones previamente
establecidas y si estas disposiciones se llevan a cabo de forma efectiva y son
adecuadas para alcanzar los objetivos establecidos.
A ello se agrega, que la auditoría es una herramienta
que nos permite evaluar la eficacia del sistema establecido, sus defectos y los
medios de mejora.
Por tanto, una buena gerencia esta clara de que hay
que establecer y mantener el día procedimientos documentados para planificar,
realizar y verificar las actividades y resultados, y para determinar la eficacia
del sistema de la calidad en su organización.
Esta plenamente identificada en la necesidad de saber
usar una auditoria interna de la calidad, el identificar plenamente sus
procesos, sus debilidades y fortalezas y considerar como señalan los expertos,
que la iniciación de la auditoria, propiamente dicha, tiene lugar en varias
fases que deben respetarse escrupulosamente, además de tener en cuenta lo que
se señala al respecto, como es el que:
a) la auditoría de la
calidad se aplica normalmente, pero no se limita, a un sistema de la calidad o
a sus elementos, a procesos, a productos o a servicios. Tales auditorías se
denominan habitualmente "auditoría del sistema de la calidad",
"auditoría de la calidad del proceso", "auditoría de la calidad
del producto", "auditoría de la calidad del servicio".
b). Las auditorías de la
calidad se llevan a cabo por personas que no tengan responsabilidad directa en
áreas que se desea auditar, pero trabajando preferentemente con la cooperación
del personal de esas áreas.
c). Uno de los objetivos
de una auditoría de la calidad es evaluar si es necesario introducir acciones
de mejora o correctoras. No se debe confundir una auditoría con actividades de
"supervisión de la calidad" o de "inspección"; el objetivos
de estas últimas es el control de un proceso con aceptación de un producto.
d). Las auditorías de la
calidad pueden realizarse a propósitos internos o externos.
El auditor debe estar claro, que la auditoria debe
estar basada en objetivos definidos. El alcance es determinado por el
auditor líder para alcanzar los objetivos. El alcance describe la
extensión y límites de la auditoría.
Los objetivos y el alcance deben ser comunicados al
auditado antes de la auditoria. Una auditoría de calidad debe enfocarse en criterios
claramente definidos y documentados. La auditoría solamente se lleva a
cabo si, luego de consultar con el cliente, es opinión del auditor líder que:
Existe información suficiente y apropiada sobre el tema de la auditoría.
Existen recursos adecuados que respalden y avalen el proceso de la
auditoría. Existe una cooperación adecuada por parte del auditado.
Se recomienda además, que el auditor avise al
responsable del área afectada, con al menos dos semanas de antelación, de la
fecha en que tendrá lugar la auditoria, así como acordar la hora de comienzo de
ésta.
La reunión inicial es la primera actividad con la que
se inicia la auditoría y tiene por objeto:
- Presentación
del equipo auditor.
- Recordar
los objetivos y el alcance de la auditoría.
- Hacer mención
de los métodos y procedimientos a utilizar.
- Determinar
los cauces de comunicación/medios e instalaciones necesarias.
- Establecimiento
del calendario de reuniones.
- Clarificación
de la planificación
Como conclusión, un especialista en calidad y productividad
sabe que la auditoría de la calidad es un proceso sistemático, documentado y de
verificación objetiva para obtener y evaluar la evidencia de la auditoria y
determinar cuales actividades especificas, eventos, condiciones, sistemas
gerenciales, de calidad o información referente a estos aspectos, cumplen con
los criterios de auditoria, y la comunicación de los resultados de este proceso
al cliente. A ello se agrega que para alcanzar su logro óptimo debe además
apoyarse en aspectos como: Diseño de la Calidad : que consiste en planear y
desarrollar el proceso.
El diseño del proceso define la misión de la
organización, incluyendo sus clientes y servicios. Este provee los medios y
recursos y determina los estándares a aplicar en la prestación del servicio. Control
de Calidad: No es más que el seguimiento, supervisión y evaluación que
asegure que cada trabajador y cada unidad de trabajo alcance aquellos
estándares y consecuentemente brinden servicios de buena calidad. Mejoramiento
de la Calidad :
Que apunta al incremento de la calidad y a promover estándares mediante la
resolución continúa de problemas y el mejoramiento de procesos.
El auditor de calidad debe obtener
suficientes evidencias para que los resultados individuales de la auditoria,
agregados a los resultados de menor significado, puedan afectar cualquier
conclusión alcanzada. Los resultados de la auditoría deben ser revisados
con la gerencia del auditado con el fin de obtener el reconocimiento de la base
de todos los resultados de no conformidad
1. Criterios Relacionadas
Criterio de Auditoria:
Políticas, practicas, procedimientos o requerimientos contra los que el auditor
compara la información recopilada sobre la gestión de calidad. Los
requerimientos pueden incluir estándares, normas, requerimientos
organizacionales específicos, y requerimientos legislativos o regulados.
Evidencia de Auditoria:
Información, registros o declaraciones de hecho verificables. La
evidencia de auditoría puede ser cualitativa o cuantitativa, es utilizada por
el auditor para determinar cuando se cumple con el criterio de auditoria.
La evidencia de auditoria se basa típicamente en entrevistas, revisión de
documentos, observación de actividades y condiciones, resultados de mediciones
y pruebas.
Resultados de la
Auditoria :
Resultados de la evaluación de la evidencia de auditoria recopilada comparada
contra los criterios de auditoria acordados. Los resultados de la
auditoria proveen la base para el reporte de la auditoria.
Equipo Auditor: Grupo de auditores, o un auditor
individual, designados para desempeñar una auditoria dada; el equipo auditor
puede incluir expertos técnicos y auditores en practicas. Uno de los
auditores del equipo de la auditoria desempeña la función de auditor
líder.
Auditado:
Organización que se audita.
Auditor (Calidad):
Persona calificada para realizar auditorías de calidad.
Auditoria de calidad:
Proceso sistemático, documentado y de verificación objetiva para obtener y
evaluar la evidencia de la auditoria y determinar cuales actividades
especificas, eventos, condiciones, sistemas gerenciales, de calidad o
información referente a estos aspectos, cumplen con los criterios de auditoria,
y la comunicación de los resultados de este proceso al cliente.
Auditor líder (calidad):
Persona calificada para manejar y realizar auditorías de calidad.
Experto técnico:
Persona que provee el conocimiento y la experiencia especifica al equipo
auditor, pero que no participa como un auditor.